Alta de un nuevo usuario en BC y en Continia Expense Management

Motivo

A raíz de un correo recibido desde RRHH solicitando el alta de un nuevo usuario para Continia Expense Management, se decide hacer esta breve guía donde se puede ver el proceso de alta de un nuevo usuario.

Objetivo

Capacitar a la persona o personas de administración encargadas de gestionar Continia Expense Management puedan dar de alta nuevos usuarios en esa aplicación.

Dar de alta un nuevo usuario o empleado en Business Central

Antes de nada, los datos que deben proporcionar desde recursos humanos son los siguiente:

• Nombre 
• Apellidos
• Empresa
• Código Área de negocio
• Código UEN
• Código Centro
• Código Departamento
• Número de empleado
• Cuenta Bancaria para devoluciones
• Dirección de correo
• Cargo del aprobador
• Si tienen derecho a retribución de kilometraje
• Si tienen (o van a tener) tarjeta de empresa, y su número si procede

Alta de un nuevo empleado en Business Central y modificación de sus datos

Para dar de alta un nuevo empleado en Business Central, primero, hay que ir a la lista de empleados que encontraremos si hacemos uso de la opción de búsqueda e indicamos "Empleados".

Si se trata de una alta de nuevo empleado o empleada, haciendo clic en "Nuevo" se nos abrirá la pantalla para el registro de un nuevo empleado.

Una vez estamos en la pantalla de alta de un nuevo empleado, solo tenemos que cumplimentar los datos que hemos solicitado y tal y como se puede ver en las siguientes imágenes.

Datos generales

Datos de pago

Aplicación de dimensiones al empleado

Previamente a la aplicación de dimensiones a la ficha del empleado, se debe crear un nuevo valor a la dimensión "EMPL" que se realizará desde el listado de "Dimensiones".

Una vez en el listado de "Dimensiones" se seleccionará la dimensión "EMPL" y se hará clic en "Dimensión / Valores dimensión".

Solo faltará crear el nuevo valor de esa dimensión con el código del empleado y el nombre de este.

Ahora ya se pueden cumplimentar las dimensiones del empleado tal, para ello se accederá desde la ficha del empleado, desde allí se hará clic en "Empleado / Dimensiones".

Proceso de alta como usuario de Continia Expense Management

Primero de todo hay que acceder al listado de "Usuarios de Continia".

Y desde esa pantalla daremos de alta al nuevo usuario.

En este punto, hay que tener en cuenta dos cosas, el tipo de autenticación no siempre tiene que ser "Office 365", hay que verificarlo con IT. El segundo punto tiene que ver con el "acceso a empresas" que se configura haciendo clic en el guion o número que aparece, su configuración es la que se muestra a continuación.

Desde RRHH deberán confirmar si se trata de un usuario general o usuario con coche de empresa, si es empleado o manager.

Configuración usuarios continia

Para ello deberemos acceder al listado de "Configuración usuarios Continia".

Y desde allí, clicando en el botón "Nuevo", se creará el nuevo usuario con la siguiente parametrización.

• El "Id. usuario Continia" lo podremos seleccionar haciendo clic en los tres puntos laterales y seleccionar el usuario del listado de usuario continia que nos muestra.
• El "Nombre aprobador", al igual que el punto anterior, se seleccionará desde el listado de usuario continia, aunque es RRHH quien debe informar del aprobador.
• El "Nº empleado" es un menú desplegable que permite conectar ese usuario de cotinia con el listado de empleados y la ficha de empleado creado previamente.

Nota final

Esta es una breve guía sobre el proceso de creación de un usuario en continia expense management. Evidentemente, puede ser actualizada, ampliada y mejorada.