ENTIDADES

Introducción.

Para empezar a trabajar, es decir, para poder confeccionar una oferta, un booking, un conocimiento o incluso una factura (emitida o recibida), primeramente tenemos que crear una entidad, ya sea cliente, proveedor, etc…. Aunque solo tengamos el nombre, para salir del paso es suficiente, aunque hay que tener en cuenta que tendremos que acabar rellenando todos los datos si queremos facturarle (al cliente), o registrar una factura (del proveedor).

ALTA DE ENTIDADES

Antes del alta es importante asegurarse de que no se está duplicando la entidad. Para ello podemos buscar en la vista de Explorador adecuada, o bien en gestión de  entidades. No obstante, es posible que, por no tener acceso a las oficinas de una entidad ya existente, esta no aparezca cuando se busca por su nombre. 

Lo más práctico para evitar duplicidades es hacer el alta con documento identificativo. Si ya existiese esa entidad, la oficina principal de la persona que está haciendo el alta se añade la la lista de oficinas de aquella, de manera que queda accesible para eventuales modificaciones (por ejemplo, añadir más oficinas).

Para efectuar el alta de una entidad, abriremos dirección mediante nuestro menú de la izquierda.

• Mantenimiento -> Comercial -> Nueva Entidad

Lo primero es rellenar la ficha, que lo podemos hacer de dos maneras:  

1. Entidad datos completos
2. Entidad sin datos (Contacto)

ENTIDAD DATOS COMPLETOS

El primer paso del alta es "Asignar código Entidad". 

Rellenaremos todos los datos de la entidad que nos pide la pantalla (los marcados en amarillo).

En en las siguientes pestañas incluiremos los datos económicos (FORMA DE COBRO/PAGO) si en la ficha hemos seleccionado que es cliente y/o proveedor.

Cuando tengamos todos estos datos rellenados ya podremos grabar. 

Apartados:

• Básico

El documento identificativo deberá ser un NIF cuando la entidad tenga dirección de facturación en un país de la UE. 

El EORI es muy relevante en caso de que la entidad actúe como tipo "armador". En ese caso es imprescindible para ENS. Más información sobre EORI en el artículo dedicado a ENS/EXS.

El documento identificativo puede dejarse en blanco si se indica "OTROS".

• Datos económicos

Si la entidad es cliente o proveedor y no dispone de las correspondientes cuentas contables, no podrá contabilizar facturas. **Ver más abajo "Traspaso de Entidades a BC".  Estas CTA's contables NO PUEDEN ASIGNARSE A MANO EN NEREO, sino que proceden de las consultas a los sistemas AX y BC tras dicho traspaso.

Formas de cobro / pago:  Se pueden indicar de manera global para toda la entidad (pestaña por defecto, imagen de arriba), o bien definirlas a nivel de oficina (segunda pestaña) . 

*Nota: si se usa la definición por oficinas, se obtendrán todos los datos de esta. Ojo por tanto a no olvidar el mantenimiento de este apartado al cambiar la entidad a cliente o proveedor, puesto que para las facturas de esa oficina ignoran las formas de cobro/pago definidas a nivel de entidad.   

IBAN: 

Si la entidad es cliente o proveedor, y en datos económicos se indica un tipo de pago/cobro que requiera de CTA corriente (por ejemplo, TRANSFERENCIA), esta deberá ser un IBAN. 

La puesta en marcha de la validación según los criterios IBAN indicados aquí es de enero'23. Esta implementación solo abarcaba los países con un IBAN consolidado (81). En marzo'23 se amplió la lista de países soportados a aquellos denominados "experimentales", como Senegal.  Senegal es de los países cuyo IBAN tiene una implementación “parcial” y señalada como “experimental”, por lo que ahora están soportados 105. Para saber cuáles son de uno u otro tipo, podéis consultar aquí IBAN Examples, Structure and Length, y validar aquí IBAN Checker: Validate & Check IBAN Number for Errors.

Por último, no se admite una CTA bancaria que no sea IBAN. Si esto debe cambiar, y con qué criterios, es algo que se deberá solicitar por Administración o DA.   

• Direcciones -> Nuevo

           Para la primera dirección de alta, se marcarán automáticamente todos los tipos de dirección (fiscal, facturación, etc...) si el tipo de entidad es "cliente" o "proveedor" y no está marcada como "potencial". En otro caso se podrán establecer a voluntad.

• Contactos ->Nuevo

Ya tenemos todas las pantallas rellenadas para poder grabar la entidad

ENTIDAD SIN DATOS (CONTACTO)

Asignar código entidad. En este caso, no tenemos todos los datos del cliente/proveedor, pero necesitamos abrir la ficha para poder hacer una oferta, proforma, etc… 

Si hacemos click donde pone POTENCIAL y solo nos pedirá el nombre del cliente/proveedor, a continuación grabaremos. 

*(No nos olvidemos, que para poder seguir trabajando con este cliente/proveedor, necesitaremos completar su ficha)*

Con esto hemos creado un cliente/proveedor potencial (contacto), con el cual nos permite empezar a trabajar, pero al cual no podremos imputarle ningún coste porque la ficha no está completa 

TRASPASO DE ENTIDADES A (AX/)BC

Se producirá:

• De forma automática siempre que haya un cambio 'relevante', como datos bancarios o direcciones.
• En cualquier momento desde el botón "Forzar envío a BC" de la pestaña principal. 

**Importante: Solo habrá traspaso efectivo si la entidad es cliente y/o proveedor, y tiene al menos una dirección marcada como 'Principal Fiscal' o 'Facturación'   

Muy resumidamente, este traspaso genera unos archivos que pasan por AX y BC y que como resultado recuperan las CTA's contables de venta/compra según el tipo de entidad, sin las cuales no se puede imputar ni facturar. Se verá el resultado del traspaso cuando tengamos esas CTA's en el grid correspondiente de la pestaña "Datos económicos". 

Hay algunas consideraciones a a tener en cuenta:

Este traspaso no debería de durar más de 15 minutos en su ciclo completo. Por tanto si no se obtiene el resultado esperado (normalmente el traspaso a BC de la entidad, o bien recuperar una CTA contable para Nereo), hay que pensar en un error en el proceso.

Estos errores suelen consistir en la ausencia o incorreción de datos indicados en Nero. Buena parte de estos (los que proviene de BC) pueden encontrarse en el siguiente punto de menú de Nereo:

En otros casos (error en AX), el motivo del error no vuelve a Nereo, por lo que deberéis abrir el ticket correspondiente para que desde IT hagamos la averiguación correspondiente. Cuando no se conoce el fallo concreto, es mucho mejor esto que repetir un y otra vez el traspaso desde Nereo, que puede ser contraproducente. En estos casos, los errores más frecuentes suelen ser:

• Ausencia de segunda línea de dirección: Las direcciones dadas de alta como "Facturación" o "Fiscal" no pasan el filtro de AX si no contienen dos líneas de dirección, típicamente Destinatario / Calle.
• Caso especial "M0": Hay un caso especial "Malta no UE". Parece ser una especie de Zona Franca en Malta en la cual no rige el reglamento Europeo. Por ello no se puede dar de alta como MT, pero tampoco tiene código ISO propio, y por eso falla la transmisión. Lo que se hace en este caso es: (1) editar y pasar la entidad como MA MOROCCO (o cualquier otro país no comunitario) y (2) una vez producido el traspaso, modificar a mano en Nereo, y AX y BC la entidad a M0.  

En la imagen se ilustran ambos casos. 

Por último, el hecho de que una entidad tenga CTA contable en Nereo no garantiza que esté en BC. El motivo es que se cargaron en BC solo aquellas entidades con actividad en los dos años anteriores a su puesta en marcha. en estos casos, Nereo deja imputar/facturar, pero la contabilización falla. Veremos como motivo del fallo mensajes como estos en "Gestión de facturas":

Un mensaje muy similar referido a "Customer No." aparecerá para facturas emitidas. Normalmente, forzar un traspaso de entidad con éxito suele arreglar este problema de contabilización.

Problemas en el traspaso de entidades. 

**Ultima edición 12/12/2024