FACTURAS EN NEREO-IMPRESIÓN-CONTABILIZACIÓN-TRASPASO A BC

Modificado el Jue, 6 Feb a 10:59 A. M.

Introducción.

El último paso de la gestión de facturas en Nereo es su contabilización en el sistema contable del grupo (Bussines Central). En ocasiones se producen errores que impiden o dificultan dicho trámite, y eventualmente los posteriores (pagos. cobros). Se aportan unas notas para que el usuario pueda entender el problema y, en algunos casos, tenga opciones de resolución sin tener que recurrir a IT.

Cierres: evitando problemas con facturas emitidas.

Uno de los problemas más serios desde el punto de vista administrativo y legal son las facturas emitidas que quedan sin contabilizar tras el cierre de mes. Este se realiza de forma automática al finalizar el mes, no pudiendo contabilizarse facturas a partir de ese momento. Esto con carácter general, siendo las únicas excepciones ahora mismo las empresas AN y LP, que requieren de cierre manual previa solicitud a HelpDesk.

Típicamente, el proceso de contabilización va asociado al botón 'IMPRIMIR', que desencadena una serie de acciones la última de las cuales es su envío a contabilidad. Por tanto, un primer y muy sencillo control para evitar problemas es asegurarnos que un vez acabado el proceso nuestra factura, esta acabe indicando el estado de 'Envío contabilidad' en vez de quedar en 'Emitda - Nº de factura'. Esperar a comprobar esto son 2 o 3 segundos, y os ahorrará muchos problemas.

Seguimiento y localización de facturas.

No obstante lo anterior, siempre es posible que se quede alguna sin contabilizar. Es importante por tanto comprobar periódicamente posibles facturas que hayan queda en estado "Emitida Nº de Factura", especialmente previo al cambio de mes.

Para, hacerlo, basta con usar el formulario "Gestión de Facturas" con los siguientes filtros (Ejemplo de facturas emitidas no contabilizadas con fecha de factura previa a mayo de 2024) .

Alternativamente, más ligera pero con menos capacidades de filtrado, podemos acudir a la vista de explorador correspondiente, indicando 'E' en la columna 'StatusFactura' en la fila de filtros.

Por último, se pueden usar las vistas de traspaso de facturas (creadas en ene'24), también en el explorador.

Tengo una factura sin contabilizar y el mes está cerradado ¿qué hago?

Llegados a este punto, hay que consultar directamente con administración. Si bien los problemas para emitidas y recibidas son algo distintos, la solución ya no está en HelpDesk. De forma orientativa, hay distintos enfoques, que suelen ser variaciones de estos dos:

Por el motivo que sea, es posible abrir el periodo contable y contabilizar.
No es posible esa apertura, y debe de actuarse de algún otro modo: ("borrado", "anulaciones"... cada uno con su casuística y problemática asociada...).

Sea como sea, se actuará siempre en coordinación y con conocimiento y aprobación con el departamento de administración.

Problema: "Error de contabilización" Pero ¿Cuál es el problema?

Ya hemos podido enviar a contabilidad la factura, pero en vez de 'Contabilizada' queda en 'Error Contabilización'. Si bien los usuarios suelen usar las pestañas de expediente de FR y FE para determinar aquellas facturas con problemas, es mucho más útil acudir al formulario "Gestión de facturas" que hemos visto antes. En este, seleccionamos en "Estado de factura" "Error de contabilización", más los filtros que consideremos (tipo de factura, oficina, etc...)

Se puede ver el mensaje de error desde gestión de facturas. En aquellas con error de contabilización, se ve mostrando la columna 'mensaje' o bien posicionándose encima de la celda.

Estos mensajes de error se corresponden en general con estas categorías:

0.- Los que provienen del microservicio "AccountingMS", satélite de Nereo que compone los ficheros de factura que luego porcesará UMA/BC. Estos son muy poco frecuentes. Suelten tener que ver con los impuestos usados en facturas ("error getting taxes"), en especial dos:

Se usa un impuesto no vigente ya, como por ejemplo al hacer un abono de una factura muy antigua, que acarrea el definido en la original.
No se indica el tipo de impuesto. Este principalmente viene de que en el momento de componer la factura el tipo de impuesto no se recupera correctamente. Es un error conocido pero no diagnosticado porque no es posible reproducirlo y los casos son tan pocos que no se ha podido analizar. SI algún usuario tiene un ejemplo de este caso "en vivo", por favor contactar con HelpDesk para usar ese caso para la resolución.

Un ejemplo del segundo caso es este:

1.- Aquellos que hacen referencia a 'Vendor" o "Costumer". La entidad no está en BC. Una traspaso de la misma desde Nereo suele arreglarlo.

2.- Problemas de 'posting date'. Parecido al caso 0, pero el error proviene de BC. No acepta la fecha de contabilización (que a su vez depende de la fecha de factura). Es posible que el periodo en BC esté cerrado, pero en la práctica se trata muchasa veces de fallos en la fecha de factura.

3.- Mensajes "raros", que son de tipo técnico.

4.- Mensajes cuya solución está en BC. Estos son básicamente de dos tipos: (4.1) faltan dimensiones en BC o bien (4.2) hay problemas de ajustes (redondeos, impuestos, etc...).

Ejemplos de los tipos de mensaje 1, 4.1 y 4.2:

Soluciones.

En el caso de tipo 0 las acciones a tomar son: Abrir factura -> Editar+ (necesaria la contraseña adecuada) -> Corregir Impuesto -> Grabar
He podido comprobar que el servicio AccountingMS reintenta a cada ciclo enviar las facturas "Envío contabilidad" pendientes. Cuando se corrige el impuesto, genera el archivo de traspaso correspondiente.
Luego, pueden darse casos de error lógicos, como en el caso de la imagen, que requieren de las acciones oportunas. En este caso, creo que abrir periodo en BC o bien acción manual, no se muy bien como lo hace administración.
Los de tipo 1 requieren del traspaso previo de la entidad desde Nereo a BC.
Los de tipo 2 se resuelven igual que los de tipo 0: , requieren de "descontabilizar"->corregir fecha->contabilizar. Para ello son necesarias las contraseñas de edición de facturas.
Los de tipo 3 (eminentemente técnicos) se suelen solucionar "solos". Es muy habitual que empiecen por "4XX Client error". Hay reenvíos automáticos del sistema UMA a BC. Estos reintentan periódicamente el envío de facturas con error de trasmisión. En todo caso, siempre se pueden reenviar desde UMA si hay urgencia.
En cambio, los de tipo 4 solo admiten solución en BC. En estos casos, recomiendo que contactéis directamente con administración puesto que la solución no está al alcance de IT. Una vez solucionado en BC, en algunos casos (falta de dimensiones) el reenvío suele funcionar. En otros (descuadre), creo que es necesario operaciones adicionales en BC. En ambos casos y tras el arreglo, la respuesta de "contabilizada" llega finalmente a Nereo.

No encuentro mi factura en BC

En ocasiones vemos facturas en Nereo con "Error de contabilización", que sin embargo no localizamos en UMA. Hay errores que dificultan esta localización, básicamente porque se producen antes de que UMA haya podido recopilar (leer) toda la información del mensaje. Es el caso del ticket 4265, cuya resolución reproduzco a continuación.

Cuando hay un problema en un archivo, a veces no se obtiene toda o parte de la info necesaria para localizar el envío en UMA. Por eso tienes que partir de las pistas que ofrece Nereo. Ahí, desde gestión de facturas, debes localizar la factura con problemas e intentar determinar este con ayuda de la columna 'mensaje'. En este caso era esto.

Es decir, hay que buscar en UMA errores del día que consta en "F.contab" y tipo de documento "factura emitida" (o recibida, si fuera el caso). Verías algo como esto (solo el recuadro)

Como se ve en este caso no puedes buscar por numero de documento, porque el fallo es previo a que UMA pueda recuperar toda la info del archivo. Una vez localizado se puede intentar el reenvío que, dependiendo del error, tendrá éxito o no.

Mi factura está contabilizada en Nereo, pero no la encuentro en BC

En ocasiones se da la circunstancia de que se ve una factura en Nereo como "Contabilizada", pero no aparece en BC en el histórico. La causa más probable es la siguiente.

Se ha enviado la factura con error desde UMA a BC con la opción "Reenviar sin registrar". En ese momento, se emite el OK de "Contabilizada" a Nereo. Pero dicha opción deja la factura en una tabla temporal de BC, a espera de arreglo u contabilización. Si ambos pasos no se coordinan, se crea una incoherencia en el sistema. Por tanto es importante coordinar estos dos pasos (reenvío UMA y arreglo en BC) de manera que no se produzca ese efecto. Así se ve una de estas facturas en la vista de traspasos correspondiente.

Impresión de facturas emitidas.

Como se ha indicado antes, el proceso de "Imprimir" lleva de suyo el proceso de "Enviar a contabilidad". Uno de los temas que más dudas genera ese proceso de impresión es de la las copias físicas impresas efectivamente. Es un asunto bastante más complejo de lo que pueda parecer, pero básicamente es configurable en cierta medida. Estas son las distintas formas de hacerlo.

Por entidad.

**Esta opción está habilitada para usuarios, con tal de que tengan los permisos sobre entidades adecuados.

Es la forma más restringida de configuración. Si desactiva la opción indicada, no se imprime físicamente ninguna factura ni ninguna copia.

Por configuraciones de oficina.

**El cambio de estas configuraciones de oficina debe solicitarles a HelpDesk, puesto que los usuarios tienen acceso de solo lectura para eventuales consultas.

Hay dos configuraciones distintas, para original y copia, que además pueden definirse a dos niveles, por oficina:

u oficina y UEN.

Estas son las configuraciones con la impresión física activada hasta el 10/12/24.

**Actualizado el 10/12/2024